Автор статьи: Александра Лапченко
Основной документ, регламентирующий работу органов ЗАГС в России – это федеральный закон «Об актах гражданского состояния» от 15.11.1997 № 143-ФЗ. В нем описан порядок регистрации актов, формирования актовых книг, сроки хранения этих документов, а также правила выдачи повторных свидетельств и архивных справок. Последнее, безусловно, интересует всех исследователей своей истории.
Один из самых строго контролируемых сотрудниками ЗАГС вопросов – это лица, которые могут получить запрашиваемые документы. В федеральном законе они определены строго и не допускают вольной трактовки. Давайте разберем по пунктам.
Итак, повторное свидетельство или архивная справка может быть выдана лицу, в отношении которого была составлена запись акта гражданского состояния. Другими словами, если вы потеряли свое свидетельство о браке или свидетельство о рождении бабушки стало слишком ветхим от времени, вы или ваша бабушка можете обратиться в ближайший ЗАГС за выдачей дубликата самостоятельно.
Документы могут быть выданы родственнику умершего или другому заинтересованному лицу в случае, если лицо, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, умерло. На этом пункте остановимся более подробно.
Мы привыкли считать родственниками даже самых дальних наших родичей. Как не считать родней мужа тети, когда ваши семьи очень давно и тесно общаются? А у кого повернется язык отказать в родстве любимой теще? Однако как близки бы вы с ними не были, как говорится, «закон суров, но это закон».
Федеральный закон, регулирующий деятельность органов ЗАГС, основывается на нормах Семейного кодекса Российской Федерации. Этот очевидный факт особенно важен в том случае, когда речь идет о понимании понятия «родственник». Согласно Семейному кодексу, близкими родственниками признаны родственники по прямой восходящей и нисходящей линии, то есть родители и дети, дедушки, бабушки и внуки. Обратите внимание на то, что в этом правовом акте, в отличие от других, супруги не являются родственниками. Соответственно, и для органов ЗАГС, опирающихся на Семейный кодекс, свидетельство о браке не станет аргументом в пользу выдачи вам сведений о предках мужа или жены. Если же вы подходите под критерии «близкого родственника», то для получения документа из архива ЗАГС, вам будет необходимо подтвердить родство с человеком.
Документы, подтверждающие заинтересованность и право лица на получение метрик в ЗАГС на другого человека, перечислены в соответствующем перечне приказа Минюста России от 19.08.2016 № 194 «Об утверждении перечня документов, подтверждающих в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 15.11.1997 « 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" право лица на получение документов о государственной регистрации актов гражданского состояния» (Зарегистрировано в Минюсте России 24.08.2016 № 43386). В основном, это супруги (в том числе бывшие), люди, упомянутые в завещании и вступающие в наследство, а также те, кто связан между собой гражданско-правовыми договорами и имущественными отношениями (в том числе органы государственной власти).
В упомянутых выше ситуациях важно еще раз подчеркнуть, что запрашивать сведения можно только о человеке, который уже умер и вы можете это подтвердить.
Справки и свидетельства в ЗАГСе могут получить родители и представители органов опеки и попечительства, если человек, о котором запрашиваются сведения, еще не достиг совершеннолетия. Также обратиться в ЗАГС за дубликатами могут опекуны лиц, признанных недееспособными.
Документы могут быть выданы «иному лицу в случае представления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего в соответствии с настоящей статьей право на получение повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния». В этой ситуации как раз важно напомнить о том, что супруги не являются родственниками по закону и, если ваш муж или жена не имеют возможности заниматься изучением семейной истории, выходом станет нотариально заверенная доверенность.
Такую доверенность может оформить любой человек, который подходит под упомянутые выше критерии, а вы, как исследователь, становитесь официальным посредником между органами ЗАГС и доверителем.
Как правило, во многих нотариальных конторах уже есть готовые формулировки для составления подобной доверенности. Часто нотариусы просят сразу перечислить имена тех, про кого вы будете запрашивать. Но ведь на нелегком пути генеалога далеко не всегда все искомые люди известны с самого начала? Поэтому советуем вам не конкретизировать, а оставить простор для исследовательского творчества.
В качестве примера приведем формулировку одной из доверенностей на исследователя, позволяющих при подтверждении родства, получать все запрашиваемые в ЗАГСах и не только документы: «...доверяю получить во всех государственных и негосударственных учреждениях Российской Федерации, в том числе в Комитетах по делам ЗАГС Санкт-Петербурга и других субъектов РФ и их территориальных подразделениях, архивах справки, документы, свидетельства, в том числе повторные, о регистрации актов гражданского состояния, в отношении меня лично, а также иных лиц, в отношении которых имею право получать и предоставлять необходимые справки, удостоверения и документы, оплачивать тарифы, пошлины, платежи, делать от моего имени заявления, расписываться за меня и совершать все действия, связанные с выполнением этого поручения...».
Что необходимо брать с собой при обращении, какие документы? Формы заявок ЗАГС, госпошлина. Что делать, если регистрация акта была в другом регионе или государстве?
Определившись с тем, кем вы приходитесь человеку, про которого хотите запрашивать сведения в ЗАГСе, начните заранее собирать пакет документов, подтверждающих ваше с ним родство.
Это должны быть свидетельства о рождении, браке и смерти, смене имени и фамилии, усыновлении, а также копии решений суда об установлении факта родственных отношений с умершим, или их нотариально заверенные копии.
Ниже приведена схема рода, которая позволит наглядно разобрать возможные ситуации и проследить цепочку документов, необходимых для подтверждения родства.
По роду Ульяновых Ольге Сергеевне хотелось бы узнать больше сведений о своей прабабушке Вере Григорьевне, девичья фамилия которой до брака неизвестна. Ее дочь, Светлана Олеговна в браке поменяла фамилию и стала Ивановой. Предполагаемая сохранность записей ЗАГС высокая, поэтому для установления девичьей фамилии Веры Григорьевны, Ольге Сергеевне следует подготовить следующие документы: свой паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о рождении ее папы Сергея Петровича, свидетельство о рождении бабушки Светланы Олеговны и о ее браке с Петром Аркадьевичем Ивановым, в котором она стала Ивановой, а также свидетельство о смерти Веры Григорьевны.
С изучением семейной истории по материнской ветке Ольге Сергеевне приходится сложнее. Она знает, что ее дедушка Григорий Алексеевич Соколов – это второй муж бабушки Ольги Владимировны. В первом браке, о котором бабушка никогда много не рассказывала, родилась ее мама – Юлия Григорьевна. Точнее сказать, изначально у мамы были другие фамилия и отчество, но после расторжения первого брака Ольги Владимировны, Григорий Алексеевич официально удочерил Юлию. Если Ольга Сергеевна захочет узнать о родном дедушке, то есть первом муже Ольги Владимировны, она может получить архивную справку об их браке и разводе. Обратите внимание, что при запросе повторного свидетельства о браке вам достаточно иметь на руках свидетельство или справку о смерти только одного из супругов. Дальнейший поиск по этой ветке будет затруднен, в связи с законодательной охраной тайны усыновления в России и потребует судебных разбирательств. По роду Соколовых она беспрепятственно может запрашивать документы в ЗАГСе, подтвердив родство.
По роду Дмитриевых Ольга Сергеевна знает имена прадедушки и прабабушки, знает, где и когда они умерли, у нее даже есть фотографии общего надгробия. Но, к сожалению, свидетельство о рождении бабушки потерялось при переезде, а документы ее родителей были утрачены. Каким бы весомым аргументом не казалась бы нам фотография памятника, для сотрудников ЗАГСа она ничего не значит. Подтвердить смерть человека, про которого вы запрашиваете сведения, можно только свидетельством или официальной архивной справкой о смерти! Как только Ольга Сергеевна восстановит свидетельство о рождении бабушки Ольги Владимировны (не забываем, что она дважды была в браке, поэтому потребуются свидетельство о смерти и оба свидетельства о браках), она сможет заняться восстановлением документов на ее родителей.
В случае, если у вас не хватает каких-то метрик для подтверждения цепочки родства, но вы знаете сведения о людях более-менее полно (ФИО, дата рождения и смерти, место рождения и смерти), заказывайте одновременно и их тоже. Присланные архивные справки или свидетельства при получении позволят дополнить вашу цепочку родства недостающими звеньями.
Согласно перечню документов, подтверждающих право лица на получение сведений в ЗАГСе, при доказательстве родства сотрудникам должны быть продемонстрированы либо оригиналы свидетельств, либо их нотариально заверенные копии. Как правило, большинство метрик обычно находятся на руках у разных родственников и не всегда есть возможность собрать их воедино, довольствуясь присланными сканами или фотографиями. Однако практика показывает, что многие сотрудники ЗАГС обычно «закрывают глаза» на неподтвержденность копий и сканы их вполне устраивают. Тем не менее, советуем вам сделать нотариальные копии заранее, если будет такая возможность. Во-первых, уровень строгости служащих ЗАГС везде разный, а, во-вторых, они пригодятся для запросов в архивы внутренних дел, службы безопасности и службы исполнения наказаний.
Обращение в ЗАГС
Для того, чтобы получить документы из архивов ЗАГСа, вам необходимо обратиться в ЗАГС по месту жительства или направить запрос самостоятельно по электронной/обычной почте или оформить запрос через «Госуслуги».
Если вы проживаете там же, где и была произведена регистрация акта государственного состояния родственников (например, уже четвертое поколение вашей семьи постоянно проживает в одном и том же городе), тогда со всем пакетом документов, подтверждающих родство, вы идете в местный ЗАГС. По закону получить дубликат свидетельства или архивную справку, в случае обнаружения актовой записи, вы можете в день обращения.
Если же вы проживаете в другом городе, то можно обратиться в ближайший к месту жительства ЗАГС и заполнить форму запроса. Сотрудники ЗАГСа распечатают вам квитанцию об оплате госпошлины нужного региона. После оплаты вы возвращаетесь с чеком в ЗАГС, где они прикрепляют его к заполненной форме и самостоятельно отправляют в адрес органа ЗАГС, где был зарегистрирован акт гражданского состояния. В форме либо Вы, либо сотрудники в строке «Документ прошу выслать в ....» укажут адрес ближайшего к вам ЗАГСа, где спустя время вы сможете получить повторные свидетельства или справки.
В случае самостоятельного отправления запроса в конверт (или в электронное письмо) необходимо вложить заполненную форму запроса с вашей подписью и чек об оплате госпошлины. Советуем предварительно позвонить в интересующий ЗАГС и уточнить адрес. Срок исполнения запроса – 30 дней с момента его получения (Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ). Также по истечении времени можно позвонить в ЗАГС и поинтересоваться получением письма, чтобы примерно рассчитать, когда придет обратный ответ. Напомним, что получить готовое свидетельство или справку вы можете только в отделе ЗАГС, адрес которого вы указали в качестве желаемого.
О каких формах запросов идет речь? Приказом Министерства юстиции от 01.10.2018 № 201 «Об утверждении форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния, и Правил заполнения форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния» были утверждены новые формы бланков заявлений на государственную регистрацию актов гражданского состояния. Интересующие историков формы находятся в свободном доступе в сети Интернет и имеются порядковые номера с 25 по 30:
- Форма № 25 ‒ заявление о выдаче повторного свидетельства/справки о рождении
- Форма №2 6 ‒ заявление о выдаче повторного свидетельства/справки о заключении брака/расторжении брака
- Форма № 27 ‒ заявление о выдаче повторного свидетельства/справки об усыновлении (удочерении)
- Форма № 28 ‒ заявление о выдаче повторного свидетельства/справки об установлении отцовства в отношении ребёнка
- Форма № 29 ‒ заявление о выдаче повторного свидетельства/справки о перемене имени
- Форма № 30 ‒ заявление о выдаче повторного свидетельства/справки о смерти
Ниже представлены образцы заполнения бланков на примере перечисленных выше задач. Обратите внимание на то, что поля в левой части шапки документа заполняются сотрудниками ЗАГС. Возможные причины выдачи повторного документа перечислены в федеральном законе «Об актах гражданского состояния» от 15.11.1997 № 143-ФЗ ‒ это может быть утрата, порча, в других случаях отсутствие возможности использования свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния, в том числе ветхость бланка свидетельства, нечитаемость текста и (или) печати органа ЗАГС, ламинирование оригинала.
В строке «Прошу указать следующие иные сведения...» советуем писать «все имеющиеся сведения». Так, в архивной справке о рождении человека в 1926 году в иных сведениях были указаны возраст отца и матери, место их постоянного проживания и род занятий. Из полученной архивной справки о браке, заключенном в 1955 году, дополнительно стало известно о семейном положении на момент свадьбы, наличии детей, какой по счету брак заключал каждый из молодоженов, их место работы и адрес проживания после брака. В справке о смерти, зарегистрированной в 1996 году, была указана причина смерти, место работы и образование умершего, а также имя заявителя.
Если вы хотите получить справку и о браке, и о разводе, то вам необходимо дважды заполнить форму, отметив нужные поля, и оплатив две госпошлины. В случае, когда вы знаете примерную дату или период заключения брака, вы можете написать их в сопроводительном письме или обозначить сотруднику ЗАГСа, принимающего заявление.
Госпошлина за каждое повторное свидетельство (в том числе, истребование документа с территории стран СНГ и Балтии), на сегодняшний день, составляет 350 рублей, за каждую архивную справку – 200 рублей.
По истечении месяца вы можете позвонить в ближайший ЗАГС, в который должны прийти запрашиваемые документы, и поинтересоваться их наличием. Если они уже находятся там, то вам необходимо взять с собой паспорт, свидетельство о рождении и все остальные документы, обязательные для подтверждения родства с человеком, а также нотариальную доверенность, если вы действуете по ней. Сотрудник ЗАГСа проверит наличие всех нужных метрик, покажет, где вам требуется расписаться в их получении, и выдаст на руки восстановленные метрики.
Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния. Чего ждать?
В 2016 году Президент России постановил сформировать общий информационный ресурс, в котором будут содержаться сведения о населении страны, в том числе, о регистрации актов гражданского состояния. Так появился Единый государственный реестр ЗАГС, который продолжает наполняться до сих пор. Согласно сведениям с одноименного портала, фактически создана огромная база записей, которые хранятся в ЗАГСах страны (таковых насчитывается 5096).Чем будет полезен этот ресурс для всех граждан и, в частности, исследователей семейной истории? Когда система будет наполнена ранее составленными актовыми записями, сотрудникам отделов ЗАГСа не придется направлять ваше заявление почтой по России и ждать, когда придет ответ. Им достаточно будет авторизоваться в системе и запросить искомый документ, а у вас появится возможность получить свидетельство или справку прямо в день обращения, даже если сама запись хранится в другом субъекте страны.
Уже сейчас на сайте Единого государственного реестра ЗАГС доступно несколько сервисов для пользователей. Представлена интерактивная карта всех органов ЗАГС России, где вы можете найти ближайший удобный для себя отдел, а также есть сервис для создания квитанции для оплаты государственной пошлины ЗАГСа нужного вам региона.
Сервис по оплате госпошлины здесь же на сайте пока работает в тестовом режиме и не доступен для пользователей. В перспективе через портал ЕГР ЗАГС пользователям будет возможно записаться на прием, а также проверить наличие актовой записи в системе.
Поправки в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» определили сроки перевода в электронный вид всех записей ЗАГС. Дата «дедлайна» для сотрудников ‒ 31 декабря 2019 года, однако через какое время ресурс заработает в полной мере пока сказать сложно.