Автор статьи: Наталья Сарченко
История инициативных исследователей родословной.
Многие исследователи направляют запросы в Пенсионный фонд и получают копии документов из пенсионного дела своих предков. Но так было не всегда!
В процесс пенсионного обеспечения вовлечены миллионы людей с одной стороны и государство с другой. Это означает, что создавались, создаются и хранятся миллионы единиц документов, их создание и хранение регламентируется нормативно-правовыми актами, изучив которые, станет понятен алгоритм поиска.
К осени 2019 г. по регионам РФ сложилась неоднозначная практика взаимодействия ПФР-исследователь: одни территориальные отделения и выдавали копии документов из пенсионных дел родственникам, другие отказывали в выдаче, ссылаясь на необходимость предоставления документов, подтверждающих статус наследника.
Мне пришла идея организовать сбор подписей и направить коллективное обращение в Управление ПФР. 67 исследователей родословной поддержали идею, но на наше обращение пришел ответ-отказ.
Ответ может быть обжалован, если имеются основания. Основания были, я обжаловала. На жалобу пришел ответ Управления ПФР. В нем была сформулирована официальная позиция ПФР: «родственнику достаточно предоставить документы, подтверждающие родство, а не статус наследника. При отсутствии официальных документов, подтверждающих родственные отношения и их степень, может быть применен принцип комплексной оценки».
Пенсионный фонд РФ. Зачем он нужен исследователю родословной
Пенсионный фонд Российской Федерации образован 22.12.1990 г., а полномочия по назначению, выплате пенсий, формированию и хранению выплатных дел за ПФР были закреплены с 1 ноября 2001 г., спустя 11 лет. [1] Функции пенсионного обеспечения переданы в ПФР от органов социальной защиты населения.
В абзаце выше уже кроется подсказка для исследователя. Где могут храниться документы и с какого срока? В ПФР, а возможно, в органах соц. защиты.
Процесс реформ занимает время, нормы, закрепленные на бумаге, оживают, и начинается процесс применения законодательства, он не всегда проходит гладко и без потерь. Передача документов из органов соц. защиты в ПФР проводилась по актам приема-передачи.
При получении нашего запроса на выдачу копий из пенсионного дела, сотрудники территориального отделения ПФР проводят поиск дела по алфавиту, также проверяют данные акты, если они сохранились. В некоторых ответах ПФР сообщает, что «акты приема-передачи пенсионных дел и акты уничтожения отсутствуют».
ПФР в ответе может сделать подсказку исследователям, например:
• «пенсионное дело не передавалось из органов соц. защиты» - из этого ответа следует, что исследователю необходимо направить запрос в соц. защиту.
• «пенсионное дело не найдено» - дело могло остаться по прежнему месту хранения или отсутствуют документы, по которым можно отследить передачу дела в ПФР.
Пенсионное дело или выплатное дело. Разбираемся в понятиях
Что запросить копии из пенсионного или выплатного дела? Все в соц. сетях пишут про пенсионное дело, а на сайте ПФР упоминается термин выплатное дело.
Легальное определение выплатного дела, появилось в правовом поле в 2014 г.[2]
[1] ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 г. N 400-ФЗ «О страховых пенсиях»
Выплатное дело ‒ комплект соответствующих установленным требованиям документов в подлиннике и (или) в копии на бумажном носителе или в электронной форме, на основании которых гражданину установлены и выплачиваются пенсия (пенсии), дополнительное материальное обеспечение и иные выплаты в соответствии с законодательством РФ.
До 2014 г. собранный объем документов назывался – пенсионное дело. Легального определения этого понятия в законодательстве не существовало.
Подведем итог: пенсионное - выплатное дело – это сформированный специалистом в целях осуществления пенсионного (социального) обеспечения гражданина пакет документов на бумажном или электронном носителе. Состав документов дела, зависит от требований, которые устанавливались, законодательством на период назначения пенсии и выплат пенсионного характера. Эти документы предоставлял гражданин по месту жительства, для принятия решения о назначении пенсии и иных выплат пенсионного характера.
В статье, будет использоваться термин пенсионное дело, так как мы работаем в основном с периодом до 2014 г.
Какие документы формируют пенсионное дело?
Перечень документов, которые формируют пенсионное дело всегда зависит от вида назначенной пенсии:
• пенсия по старости.
В деле хранится: копия трудовой книжки, протоколы свидетельских показаний, справка о заработной плате, диплом, военный билет, свидетельство о рождении детей, у женщин свидетельство о вступлении в брак, подтверждающее смену фамилии.
Право на получение наступает при наличии определенного стажа и возраста. Т.е., если предок умер до достижения пенсионного возраста, то логично, что ему пенсия по старости не назначалась.
• пенсия по инвалидности
В деле хранится тот же пакет документов, что и выше, плюс справка бюро МСЭ (медико-социальной экспертизы) об установлении инвалидности.
По обратной связи исследователей, понимаю - для многих становится открытием, что предку была установлена инвалидность.
• пенсия по случаю потери кормильца (детям, лишившимся одного или обоих родителей, матерям детей до 14-ти лет, не работающим, при условии, что умерший был супругом и единственным кормильцем в семье).
Если, например, бабушке назначена пенсия по потере кормильца (деда), то его пенсионное дело изымается из архива «закрытых пенсионных дел» и перемещается в пенсионное дело бабушки.
Среди документов получателей пенсии по случаю потери кормильца, назначенной в период Великой Отечественной войны, есть похоронки ‒ извещения о смерти мужей и сыновей.
• вдовам, за умершего супруга
• родителям, за умершего ребенка
Последние два вида пенсионных дел встречается редко. В деле хранятся те же документы, что и выше, но на умершего, + хранится свидетельство о браке, смерти, подтверждение родства с умершим.
Также можно встретить более редкие документы:
• документы о применении репрессий, реабилитации (протоколы уполномоченных троек НКВД); дореволюционные документы (в очень ранних делах) - книжки домработниц и гувернанток (аналог трудовой книжки); документы Красного креста (раньше часто запрашивали, чтобы установить факт эвакуации, нахождения где-либо в период войн).
Если известно, какой назначался вид пенсии, указывайте в запросе, если нет, не акцентируйте внимание.
В каких случаях исследователь ничего не найдет
Принято считать, что пенсию получают (и получали) все, кто достиг определенного возраста, а значит каждому исследователю необходимо запросить в ПФР копии из закрытого пенсионного дела.
Это не совсем так. Если предок был ведомственным пенсионером, входил в систему органов:
• военных
• сотрудников МВД
• сотрудников ФСБ/КГБ
• сотрудником МИД и т.п.
В ПФР может сохранится минимум документов - дело 2-3 листа, если у предка была инвалидность.
Пенсию выше обозначенные категории пенсионеров получали в своих ведомствах, а значит, ищем их пенсионные дела там же. Исключение - если после выхода на пенсию, предок успел трудоустроиться и получить необходимое количество гражданского стажа, то он получил право на вторую пенсию, уже от ПФР. Тогда можно писать запрос и в ПФР, подобная практика сложилась ориентировочно с 2007.
По каждому ведомству действует свой нормативно-правовой акт, устанавливающий порядок назначения пенсии, организацию, хранение и уничтожение пенсионных дел, изучите его.
Осторожно! Дело закрывается
Исследователей родословной интересуют и архивные «закрытые» пенсионные дела и выплатные дела на ныне живущих пенсионеров.
Архивные закрытые пенсионные дела.
При смерти пенсионера, объявлении умершим, признании безвестно отсутствующим, происходит прекращение выплаты пенсии, дело закрывается и переходит в статус архивного «закрытого»[3]. С этого момента начинает течь срок хранения дела.
Архивные «закрытые» пенсионные дела на бумажных носителях по истечении сроков хранения подлежат УНИЧТОЖЕНИЮ территориальными отделениями ПФР.
Исследователь! Возможно, пока вы медлите, руководитель территориального отделения подписывает акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
Изучите материал, соберите пакет документов, подтверждающих родство и направьте запрос в ПФР.
Выплатное дело ныне здравствующего пенсионера.
Здравствующий пенсионер также вправе обратиться в территориальный отдел ПФР по месту получения пенсии с просьбой ознакомиться с материалами выплатного дела и получением копий.
Порядок доступа. Наследник – не родственник
Мы установили, что закрытые пенсионные дела – это архивные документы.
Доступ к информации из архивных документов, а именно, отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Часть 3 ст. 25 № 125-ФЗ устанавливает ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. Ограничение устанавливаются на срок - 75 лет со дня создания указанных документов.
Т.е. если не прошло 75 лет с момента создания документа, получить доступ к нему без предоставления определённых документов невозможно. Читаем норму закона дальше, чтобы узнать, какие документы требует законодатель.
С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.
То есть согласно требованиям законодательства об архивном деле, заявителю при направлении запроса в ПФР необходимо предоставить документы, подтверждающие, что он наследник умершего пенсионера.
Но чаще в домашних архивах хранятся документы, подтверждающие родство с умершим пенсионером – это справки и свидетельства, полученные в ЗАГС. Если в вашем архиве нет документов, подтверждающих родство; есть только свидетельства; есть справки, но графа «иные сведения» не заполнена в полном объеме или вы не понимаете, что такое полный объем, вы упустили еще один ценнейший источник информации. Срочно изучите лекцию «Загсу время, потехе час», направьте юридически-грамотные запросы в ЗАГС и получите максимум сведений.
Направляя документы, подтверждающие родство, многие исследователи без статуса наследника, получали отказы в выдаче копий из пенсионного дела. Ответ-отказ ПФР содержал ссылку на Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». Проблема в том, что Законы, как 152-ФЗ, так и 125-ФЗ не устанавливают, какими документами наследник по закону может подтвердить свой статус (с наследником по завещанию не возникает вопросов, потому что имеется завещание). Тупиковая ситуация если физического наследства не было, те документы в котором указан круг наследников не создавались.
Сроки хранения
Более ста ответов прислали исследователи на анализ. Изучение ответов территориальных органов ПФР показал, что самый ранний год, за который было найдено архивное пенсионное дело 1976 г.
В своих ответах территориальные органы ПФР ссылаются на три нормативно-правовых акта, определявших сроки хранения пенсионных дел: 1978 г., 1988 г., 2014 г.
Приказ от 1978 г., определены сроки хранения пенсионных дел и лицевых счетов пенсионеров. В зависимости от вида пенсии, устанавливались следующие сроки хранения:[4]
• пенсионеры по возрасту – 20 лет после прекращения выплат, п. 04-14
• пенсионеры по инвалидности – 80 лет возрасту, п. 04-15
• пенсионеры, получающие пенсию за выслугу лет – 20 лет после прекращения выплат, п. 04-16
• получателей пенсий по случаю потери кормильца – 15 лет после прекращения выплат, п. 04-17.
Письмо от 1988 г. утверждены новые сроки хранения:[5]
· для ведомственных пенсионеров – 5 лет после прекращения выплат, п. 669 б
· для пенсионеров, получающих общеустановленные пенсии – 5 лет после прекращения выплат, п. 670.
То есть в 1978 г. был утвержден срок хранения – 20 лет, а в 1988 г. срок сократили до 5 лет, поэтому по статистике ответов видим, что дела за 2000-е гг. часто уничтожены.
Однако, как выяснилось, не утративший силу Приказ 1978 г., с точки зрения законодательной техники, продолжал действовать. И лишь в 1996 г. Минсоцзащиты РФ подготовило приказ о прекращении его действия.[6]
То есть до 1996 г. должен был действовать срок хранения пенсионных дел — 20 лет. Но, как показал анализ ответов территориальных органов ПФР, дела хранились 5 лет, согласно Приказу от 1988 г.
Возможно, правоприменительная путаница возникла в связи с тем, что не было единых баз электронно-правовых систем, возможности отследить изменения законодательства.
Перечнем от 1988 г. территориальные отделения ПФР руководствовались до 01.01.2015 г.
Приказ от 2014 г. Появляется четкость по срокам хранения[7]:
· получатели страховой пенсии по старости, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению – 40 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты соответствующей пенсии.
· получатели страховой пенсии по инвалидности – 50 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии.
· получатели страховой пенсии по случаю потери кормильца и пенсий по государственному пенсионному обеспечению по случаю потери кормильца – 30 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты соответствующей пенсии.
· получатели пенсии из числа детей-инвалидов и инвалидов с детства (независимо от вида получаемой пенсии) – 40 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии.
Ранее существовала категория персональные пенсионеры. Персональные пенсионеры – граждане, внесшие исключительный вклад в строительство Советского государства. Персональные пенсионеры союзного значения; республиканского значения и местного значения.
Их пенсионные дела и члены их семей ранее хранились постоянно. [8] Сейчас их дела можно найти в региональных архивах, ГАРФ.[9]
Направляем обращение в ПФР
Обращение в ПФР можно направить разными способами:
· официальный сайт ПФР – оперативный вариант;
· почтовое отправление ‒ рекомендую заказным с уведомлением;
· личное обращение в территориальное отделение ПФР.
Рассмотрим формат обращения через сайт:
1. Зайдите на сайт Пенсионного фонда РФ https://es.pfrf.ru/appeal. Создавать личный кабинет не нужно.
2. В окно «текст обращения» загрузите текст. Сократите до сути, если не входит:
Ранее я обращалась/обращался с заявлением на выдачу документов из архивного «закрытого» пенсионного дела. Получен отказ в выдаче копий, в связи с отсутствием документов, подтверждающих статус наследника (укажите реквизиты ответа ПФР дата/№исх.). – абзац для тех, кто уже получил отказ ПФР.
Обращаюсь с заявлением на выдачу документов из архивного «закрытого» пенсионного дела. – абзац для тех, кто обращается впервые. Необходимо верхний абзац удалить.
Для сведения направляю письмо Начальника ПФР Р.М. Сюксяева (письмо в Приложении).
Занимаюсь исследованием родословной, информация необходима для семейного архива и написания книги.
Мой … (указать степень родства)
Иванов Пётр Егорович, (ФИО, год рождения/дата смерти)
На момент смерти проживал ‒ адрес:
Получал пенсию по старости. (если известно укажите какой вид пенсии получал по старости/инвалидности/потере кормильца).
Прошу:
1. При наличии на хранении архивного пенсионного дела, направить копии документов, содержащие личные сведения в отношении ФИО и членов его семьи (документы, подтверждающие трудовой стаж, образование, характеристики, документы ЗАГСа, мед. заключения и т.д.). Финансовые сведения, расчет, размер и выплаты пенсии не интересуют.
2. При невозможности направить копии из дела, прошу сообщить причину:
- дело на хранение в ПФР не передавалось
- дело не найдено
- дело уничтожено в связи с истечением сроков хранения. Прошу сообщить дату уничтожения и реквизиты акта об уничтожении.
3. Я желаю ознакомиться с делом лично. Прошу сообщить по указанному телефону порядок ознакомления. (Те, кто может приехать и ознакомиться с делом лично, сделайте это. Сможете сфотографировать все дело. Если не можете, удалите п.3)
4. Максимальное количество файлов – 5 МБ, если больше, сообщение не отправится.
Лайфхак: сфотографируйте или отсканируйте документы, подтверждающие родство. Загрузите их в документы Word или в PDF, соблюдая последовательность в цепочке родства от заявителя к пенсионеру. Если снова не отправляются, в созданном файле уменьшите размер документов.
К обращению прикрепите 2 файла: письмо начальника Управления Р. М. Сюксяева, файл с фотографиями документов, подтверждающими родство.
5. Письмо начальника Управления ПФР, форма запроса, видеоинструкция по отправке запроса - на сайте https://geneoschool.com/besplatno
Если вы получили ответ ПФР, а там отказ в выдаче копий, со ссылкой на необходимость предоставления документов, подтверждающих статус наследника, я призываю к спокойствию.
Исключите воинственность и помните, что изменилась позиция Управления Пенсионного фонда, но не законодательство! Разветвленная система органов ПФР не может перестроиться в один миг. Если Вы получили отказ в выдаче копий из пенсионного дела, можете написать мне личное сообщение и будем вместе продумывать стратегию действий.
Всем качественных запросов и качественных ответов!
Наталия Сарченко,
юрист-исследователь родословной,
автор обучающего курса по поиску предков, генеоблогер,
член ОО «Архивный дозор», волонтер общества «Красноярский мемориал»
[1] Постановление Верховного совета РСФСР от 22 декабря 1990 г. «Об организации Пенсионного фонда РСФСР»
[2] ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 г. N 400-ФЗ «О страховых пенсиях»
[3] Основания прекращения выплаты пенсии ‒ ст. 25 Закона № 400-ФЗ
[4] Приказ Министерства социального обеспечения РСФСР от 28.12.1978 № 147 «О введении в действие примерных номенклатур дел, использующихся в деятельности подведомственных министерству социального обеспечения РСФСР учреждений, организаций и предприятий»
[5] Письмо Главархива СССР 15.08.1988 об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.
[6] Приказ Минсоцзащиты РФ от 25.04.1996 № 119 «О признании практически утратившими свое значение приказов и инструктивных писем Министерства социального обеспечения РСФСР и Министерства социальной защиты населения Российской Федерации»
[7] Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 03.09.2014 г. № 602н «Об утверждении Положения о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению»
[8] Приказ Минсоцобеспечения РСФСР от 31.12.1980 N 152 «Об утверждении Инструкции о порядке оформления и ведения дел по выплате пенсий и предоставления льгот персональным пенсионерам»
[9] Постановление Совета Министров СССР № 1475 от 14.11.1956 г. «Об утверждении Положения о персональных пенсиях». Данный документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минтруда России от 30.04.2020 N 232 «О признании не действующими на территории РФ некоторых правовых актов СССР и утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР».